Hver gang du behandler oplysninger om kunder, besøgende, medarbejdere, borgere m.m., så har du et ansvar.
Grundet GDPR har alle mennesker nu en række rettigheder, som du skal overholde, når du indsamler data om andre mennesker og anvender informationerne.
Læs mere om oplysningspligt herunder og få styr på, hvilke oplysninger du som virksomhed skal give.
Hvad indebærer oplysningspligt?
Oplysningspligt indebærer, at du fortæller åbent og ærligt, hvilke oplysninger du behandler, hvorfor du behandler dem og hvorfor du har lov til at behandle lige netop de oplysninger.
Oplysningerne skal gives på eget initiativ, og skal dermed ikke efterspørges, før du giver dem. De skal helst gives samtidig med at du indsamler data om andre mennesker. Er det ikke muligt, så skal vedkommende kontaktes og informeres hurtigst muligt herefter.
Hvad skal du oplyse om?
Du skal oplyse følgende:
- Hvordan du/din virksomhed kan kontaktes
- Hvilke informationer du behandler
- Hvad formålet med behandlingen af oplysningerne er
- Lovgrundlaget for hvorfor du må behandle disse informationer
- Hvilke rettigheder vedkommende har, når dataen behandles
- Information om at man altid vil kunne trække sit samtykke tilbage, hvis samtykke ligger til grund for behandlingen
- Hvor længe du bevarer oplysningerne – lige fra “så længe du er kunde” til “6 mdr.”
- Hvilke tredjeparter der har adgang til oplysningerne
- Hvis vedkommende ikke har givet dig oplysninger, så skal der informeres om, hvor du har oplysninger om dem fra
- Besked om at vedkommende kan klage til Datatilsynet, hvis der er utilfredshed ift. behandlingen.
Hvilke formater kan du gøre brug af?
1) Sæt autosvar på dine e-mails
Modtager du oplysninger på mail (navn, e-mail, tlf. nr. m.m.), så kan du opsætte autosvar, hvor du giver ovenstående informationer. I dit svar kan du også indsætte et link til din privatlivspolitik, hvis du har sådan én.
2) Opsæt infobokse/pop-up-beskeder
Hvis du på din hjemmeside indsamler personoplysninger, så kan du via en pop-up besked videregive de nødvendige informationer.
Har du en formular, der skal udfyldes, kan du lave en infoboks ved siden af, der giver oplysningerne om din behandling videre.
3) Du kan henvise til privatlivspolitik
Står der de nødvendige oplysninger i din privatlivspolitik, så kan du henvise yderligere til denne.
Det er dog ikke altid nok bare at linke til privatlivspolitikken. Giv de vigtigste informationer videre med det samme sammen med henvisningen. Din modtager skal have informationerne, og det kan du ikke være sikker på, at de får, hvis du blot linker.
Vil du vide mere om privatlivspolitikken, så har vi skrevet et blogindlæg, du kan læse ved at klikke her.
Du kan finde mange flere oplysninger om GDPR og oplysningspligt m.m. på Datatilsynets hjemmeside.