Mistænker du, at der er problemer med dit e-mail set-up?
Det kan være, du har oplevet, at dine e-mails ender i spamfilteret, eller at de mails, du skulle have modtaget, eller afsendt, aldrig lander i din egen- eller din modtagers indbakke?
Hvis du har oplevet dét eller noget lignende, så læs med her.
Vi guider dig, så du kan få styr på din digitale postkasse, uanset om du gør brug af dit webhotels mail-service, Google Workspace eller Outlook.
Guiden er lidt teknisk, så husk, at du altid kan ringe til NetRaket, hvis du har brug for hjælp.
Ender dine mails i spamfilteret?
Nogle gange er det svært at gætte, hvordan dine mails klarer sig, når de først er sendt afsted. På mail-tester.com kan du generere en midlertidig e-mail adresse, som du så kan sende en mail til. Når du har sendt mailen afsted, kan du bede om at få din mail-afsender-score på en skala fra 1-10. Det kan være en utrolig god indikation af, hvilke problemer der måtte være med dine mails, og hvis der er problemer, vil du sikker kunne genkende flere af dem senere i denne artikel.
Hvorfor ender mails i spamfilteret?
Før vi dykker ned i, hvordan du kan forhindre, at dine e-mails ender i spamfilteret, så lad os først gennemgå, hvorfor det sker.
Spamfiltre bruger komplekse algoritmer og delte blokeringslister til at vurdere e-mails og identificere potentielle spam-meddelelser.
Når en e-mail ender i et spamfilter, så skyldes det ofte en af følgende faktorer:
1) SPF, DKIM & DMARC certifikater
SPF-records (Sender Policy Framework) har til formål at validere, at de mails, der kommer ind, er sendt fra en legitim kilde. Er SPF ikke korrekt konfigureret, så kan det udløse mistanke om spam.
DKIM (DomainKeys Identified Mail) er signaturer, der tilføjes til e-mails for at verificere deres integritet og autencitet. Mangler de såkaldte DKIM-signaturer, så markeres emails som spam.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) er en politik, der giver dig kontrol over, hvordan e-mails fra din domæne skal behandles. Forkert konfiguration kan medføre, at e-mails ikke leveres korrekt.
2) Falsk afsender
Hvis du forsøger at udsende e-mails ved hjælp af kode, som kører på et domæne, der er forskelligt fra e-mail adressens domæne, kan der opstå problemer. Hvis du eksempelvis vil udsende mails fra “.dk” med en mail adresse, som slutter på “.com”, så vil spam-filterets “reverse DNS lookup” fejle og ikke acceptere din e-mail.
3) Indholdet af en e-mail
Har du valgt at skrive din mail med overdrevne mange store bogstaver, overflødige udråbstegn eller skjulte tekststrukturer, så kan dine mails markeres som spam.
4) Afsenderens generelle tillid
Alle domæner har en tillidsfaktor på tværs af email-udbydere – og som hovedregel stoler de ikke på nogen. Så det handler ikke så meget om at undgå at dine mails bliver set som junk, som det handler om at vise aktivt, at du ikke er. Så hvis dit domæne er helt nyt, så skal du igang med at sende mails til folk, du kender og bede dem markere det som “ikke junk” i deres junk filter.
Sådan sikrer du korrekt opsætning
Nu hvor vi har kigget nærmere på, hvorfor e-mails kan ende i spamfilteret og blive frasorteret, så lad os se på, hvordan du sikrer korrekt opsætning af disse ting.
1) SPF, DKIM & DMARC
Disse nøgler skal opsættes som del af administrationen for dit domæne. Certifikaterne udarbejdes af din mail-udbyder, såsom Google, Microsoft eller din hjemmeside-host, og lægges så ind i DNS-indstillingerne hos din hjemmeside-host – eller hvem der nu administrerer dit domæne. Bruger du din hjemmeside-host direkte, så bør indstillingerne kunne klares med at trykke på et par knapper under DNS-indstillinger, men ellers skal du ud i selvbetjeningen i kontrolpanelet hos din mail-udbyder.
2) Falsk afsender
Hvis du gerne vil sende mails gennem kode og fra et andet domæne, så er det selvfølgelig også muligt. Så er det bare vigtigt, at du verificerer hvem du er, og faktisk logger ind, så den endelige e-mail sendes fra det rigtige sted.
3) E-mail indhold
- Undgå overdreven brug af kapitalbogstaver, udråbstegn, emojier (især i emne-feltet) og skjult tekst
- Sørg for at læse korrektur på din mail, så der ikke er en masse stave- og grammatikfejl
- Brug relevante og autentiske billeder og links
- Hvis du udsender nyhedsbreve er det vigtigt, at der er et link til at afmelde sig
- Sørg for at have reelt indhold, som er skrevet af mennesker til mennesker. Spam-filtre anvender AI til at undersøge, om indholdet virker fornuftigt.
4) Tillid til afsenderen
Den eneste måde at overbevise spam-filtre, om at mails fra dit domæne generelt er fine nok, er ved at få folk til at pille dem ud af deres spam-filtre og sige, at de altså er gode nok.
Det træner de delte spam-tjenester til at se, at du altså ikke udsender spam.
5) WP Mail SMTP
Hvis du udsender mails fra en WordPress side, så installér og aktivér WP Mail SMTP pluginnet. Med dette plugin kan du konfigurere og teste din e-mail-opsætning på din hjemmeside.
For at konfigurere e-mail-transporten, skal du først gå til WP Mail SMTP-indstillingerne i administrationspanelet. Her kan du vælge den transport, du ønsker at gøre brug af.
Vælg mellem SMTP, SendGrid, Gmail og mange flere.
Vælger du SMPT skal du konfigurere SMTP-serverindstillingerne. Det inkluderer, at du indtaster din SMTP-serveradresse, portnummer og loginoplysninger.
Når du skal teste din opsætning efter konfigurering, så kan du bruge WP Mail SMTP til at sende en test-e-mail. På den måde finder du ud af, om systemet virker, som det skal. Du vil modtage en test e-mail i din indbakke, hvor du skal bekræfte, at du har modtaget mailen, og systemet fungerer.
Test-mail udsendelse med WP Mail SMTP-pluginnet er afgørende for at sikre, at dine WordPress-e-mails ikke ender i spamfiltret. Det giver dig også mulighed for at identificere eventuelle problemer tidligt og løse dem, før de påvirker din e-mail-kommunikation med kunder og samarbejdspartnere.
Sådan gør vi hos NetRaket
Hos NetRaket har vi forståelse for, at e-mail opsætning kan føles svært og besværligt – for det kan det altså godt være.
Heldigvis har vi en del erfaring på det område, og derfor løser vi også den slags problemer for vores kunder.
Støder du som kunde hos os ind i problemer med mails, der ender i spamfilteret, så koster det ikke noget at spørge om vores hjælp.
Den slags opgaver ligger nemlig som en del af vores serviceplan.